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재택근무 중에도 업무 환경을 개선하는 이유
2022. 06. 14
안녕하세요. 화해 성장관리팀 GA
화해 GA 업무를 담당하고 있는 조재현입니다.
본격적인 이야기를 시작하기 전에 여러분께 몇 가지 질문을 하고 싶습니다.
- 전 직원이 100% 재택근무로만 회사를 운영하는 것은 가능할까요?
- 만약 전사 재택근무인 상황이라면 사무실은 있는 것이 좋을까요? 없는 것이 좋을까요?
- 전사 재택근무 상황이라면 사무실은 어떻게 사용하는 것이 가장 효율적일까요?
회사 규모와 업무 특성에 따라 다르겠지만 전 직원이 입사부터 퇴사까지 100% 재택근무로만 운영되는 것은 거의 불가능하다고 생각합니다. 신규 입사자 온보딩을 100% 온라인으로만 하는 것이 어렵기도 하고, 가능하다고 하더라도 업무에 필요한 각종 비품 사용 문제, 여러 팀과 협업해야 하는 필수 업무 등은 온라인만으로는 분명 한계가 있다고 생각합니다. 재택근무와 유연근무제를 시행하는 많은 기업들도 주 1-2회 이상은 사무실 출근을 규정으로 정하는 경우가 많고, 그렇지 않더라도 사무실을 유지하는 경우가 대부분입니다.
화해팀은 코로나19 발생 이후 약 2년 이상 전사 재택근무를 기본으로 하고 있지만, 사무실에서 진행하는 것이 효과적인 업무의 경우 많은 구성원들이 자발적으로 사무실에 출근하여 업무를 수행하고 있습니다. 저 또한 신규 입사자/퇴사자 발생 시 필수 업무 및 IT자산 관리 등의 업무를 비롯하여 앞으로 얘기할 스마트오피스를 구축하기 위해 많은 시간 사무실에서 업무를 수행했습니다.
이처럼 전사 재택근무를 하더라도 오프라인 업무공간은 필요하기 때문에 GA파트에서는 어떻게 하면 구성원들이 업무공간을 보다 쾌적하고 효율적으로 사용할 수 있을지에 대해 고민하며 다양한 시도들을 해오고 있습니다.
그중 가장 큰 변화는 화해의 ‘스마트오피스’ 구축이었습니다. 최근 2년간 화해팀의 신규 입사자는 100명이 넘습니다. 대부분의 인원이 재택근무를 하는 상황에서 신규 입사자의 수만큼 각 개인별 공간과 비품을 마련해야 하는가에 대한 고민이 있었고, 한정된 사무실에서 신규 입사자의 개인 공간을 만들기 위해서는 기존의 휴게공간을 업무공간으로 변경하거나, 엄청난 비용을 들여 추가 공간 임대도 고려해야 했습니다. 하지만 정작 그런 공간을 마련해도 전사 재택근무를 하는 상황에서 오프라인 업무공간에서 일을 하는 시간은 한 달에 몇 번 되지 않기 때문에 비용은 물론 효율성 측면에서도 생각해 보게 되었고, 그에 대한 답이 ‘스마트오피스’였습니다.
참고로 스마트오피스와 자율좌석제를 도입하기 전 약 7개월간의 사무실 근무와 관련한 화해팀 데이터를 확인해 보니 화해팀은 전사 재택근무 상황임에도 매월 평균 전체 인원의 12.9%가 자율적으로 오프라인 사무실에 출근하는 것으로 나타났습니다. 이와 같은 데이터와 여러 효율성을 고려하여 화해팀은 자율좌석제 도입 및 확보된 추가 공간을 다양한 업무공간으로 변경하는 스마트오피스 프로젝트를 진행하기로 결정했습니다.
여러분은 업무를 할 때 어떤 공간에서 집중이 잘 되시나요?
그리고 어떤 업무공간에 처음 방문했을 때 어떤 부분에서 좋은 인상을 받으시나요?
스마트오피스를 도입하기로 결정하고 보니 어떤 부분에 중점을 두고 만들어갈지 기준점 마련이 필요했습니다. 화해팀은 3가지 기준을 두고 스마트오피스를 만들어갔습니다.
- 첫째, 구성원들이 편리하고 쾌적하게 업무를 할 수 있어야 한다.
- 둘째, 개인 업무 용품, 소지품을 보관하기 위한 보관함 공간이 확보되어야 한다.
- 셋째, 업무 집중 공간과 함께 휴게공간도 있어야 한다.
스마트오피스 도입 전
스마트오피스 도입 후
스마트오피스 구축에 대한 기획과 설계를 하고, 기존 사무실의 구조부터 바꿔나가기 시작했습니다. 그에 따라 새롭게 필요한 부분들을 하나씩 마련하고 완료하기까지 약 3개월의 시간이 소요되었습니다.
스마트오피스 도입 후 가장 큰 변화는 개인 책상으로 대부분을 차지하고 있던 공간을 다양화했다는 것입니다. 업무 책상은 전체 인원의 1/2을 설치해 많은 인원이 출근해도 부족하지 않도록 했습니다. 책상이 비워져 이전보다 넓어진 공간으로 인해 업무공간은 더욱 쾌적해졌고, 회의공간과 휴게공간도 추가할 수 있었습니다. 또한 전사 재택 상황이더라도 자주 쓰는 개인 업무 용품, 소지품 관리는 필요하기에 전 직원의 개인 사물함도 마련하였습니다.
그 외에도 구성원들을 잘 관찰하여 소소하지만 중요한 부분을 개선하기도 했습니다. 예를 들면, 화해팀 사무실 입구에는 발열 측정 장치와 출입자 명부를 작성하는 테이블이 있습니다. 처음 놓았던 테이블은 일반 의자와 함께 사용되는 제품이라 높이가 굉장히 낮았습니다. 사무실 출입 시 구성원들은 허리를 숙여 명부를 작성해야 했죠. 이 모습을 보고 우리 버디즈(화해팀의 구성원을 일컫는 말)의 허리 건강이 걱정된 GA에서는 허리를 굽히지 않고 편하게 명부를 작성할 수 있도록 스탠딩 테이블로 변경하였습니다. 소소한 부분이었지만 구성원들의 만족도가 정말 높았고 긍정적인 피드백도 많이 받아 보람된 작업이었습니다.
또 다른 예로 화해 사무실에는 현재 7개의 회의실이 있지만, 대화와 소통을 중요시하는 버디즈의 성향 때문인지 급작스럽게 잡힌 회의의 경우에는 회의실 이용이 어려울 때가 많았습니다. 이 부분이 아쉬웠던 GA파트에서는 활용되지 못하고 죽어있던 틈새 공간을 활용해 소규모 회의를 할 수 있도록 대화 공간을 만들었습니다.
죽어있던 틈새 공간을 퀵 미팅 공간(소규모 회의) 및 티타임 공간으로 변경
더 나아가 저희는 오프라인 업무 환경 개선뿐만 아니라 온라인 업무 환경도 꾸준히 개선해 가고 있는데요. 화해가 성장하면서 신규 버디즈가 계속 입사하고 있고, 그에 따라 필수적으로 전달해야 하는 정보 또한 증가하고 있었습니다.
이에 GA파트에서는 노션을 사용하여 신규 입사자의 빠른 적응을 돕는 필수 정보들을 시각화, 가이드화하여 제공하고 있습니다. 이를 통해 신규 입사자뿐만 아니라 기존 구성원들도 필요한 정보가 있을 때 헤매지 않고 쉽고 빠르게 찾을 수 있게 되어 업무적으로도 많은 도움을 주고 있습니다.
이미지에서 볼 수 있듯 찾을 때는 하나의 정보지만, 각 상황과 파트에서 필요한 내용을 모두 정리하면 굉장히 많은 양의 정보가 됩니다. 각종 가이드라인과 필수 정보만 잘 관리해도 커뮤니케이션에 드는 노력과 비용을 크게 절감할 수 있고 그렇게 확보된 시간을 구성원들이 보다 효율적으로 쓸 수 있게 도울 수 있습니다.
누군가는 별것 아니라고 사소하게 스쳐 지나갈 수 있는 일과 공간에 관심을 갖고, 어떻게 하면 개선할 수 있을지 고민하고 또 실행해 가는 것. 그를 통해 구성원 한명한명의 업무적 효율과 만족도를 높이는 일, 이것이 저와 GA파트의 역할입니다.
전사가 재택근무를 하는 상황에서 끊임없이 업무공간에 대해 고민하고 바꾸는 저희에게 감동을 받았다는 구성원도 있었는데요. 저희 GA는 앞으로도 지금처럼 버디즈의 쾌적한 환경과 효율적인 업무를 위해 온, 오프라인의 모든 업무환경에 대해 항상 고민하고 개선해 나갈 것입니다.
버디즈 여러분 화해팅!
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화해 성장관리팀 GA
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