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화해 오피스 이전! GA 파트의 비하인드 스토리
2024. 08. 13
안녕하세요. 대한민국 1등 뷰티 앱 화해입니다.
화해의 쾌적하고 효율적인 업무 환경을 구축하며, 모든 구성원의 성과와 성장을 지원하는 GA 파트를 소개합니다!
이번 인터뷰에서는 화해 성장관리팀 내 IT Operation 파트, GA 파트 겸임 리더인 재현님과 GA 담당자 동명님을 만나 최근 진행된 화해 오피스 이전 프로젝트에 대한 자세한 이야기와 새로운 환경에서 화해 구성원들이 더욱 효율적으로 일할 수 있도록 한 다양한 노력에 대해 들어볼 수 있었는데요.
대한민국 1등 뷰티 앱 화해의 업무 환경을 책임지고 있는 GA 파트의 이야기를 지금 함께 만나볼까요? 😄
Q1. 안녕하세요! 두 분 간단한 자기소개 부탁드려요.
재현
안녕하세요. IT Operation 파트와 GA 파트의 리더를 겸임하고 있는 조재현입니다.
벌써 화해에 합류한 지 4년이 넘었네요. 저는 현재 IT 협업 시스템과 인프라 운영을 통해 안정적인 업무 환경을 제공하고, GA(General Affairs)와 관련한 전반적인 관리 및 지원을 담당하고 있습니다. 이를 통해 구성원들이 최고의 역량을 발휘할 수 있도록 돕고, 업무 효율성과 생산성을 증대하는 데 기여하고 있어요.
동명
안녕하세요! 화해 GA 담당자 신동명입니다.
저는 버드뷰 구성원 모두가 최고의 성과와 성장을 이룰 수 있도록, 쾌적하고 효율적인 업무 환경을 구축하는 업무를 하고 있어요. 단순 물리적인 환경 뿐만 아니라 더 나은 조직문화를 구축하기 위한 노력을 다하고 있습니다.
Q2. 최근에 화해 오피스를 이전하며 많이 애쓰셨을 것 같은데, GA 파트는 어떤 역할을 맡았나요?
재현
이번 오피스 이전 프로젝트는 정말 많은 준비와 노력이 필요했어요. 특히 촉박한 일정 속에서 고려해야 할 핵심 사항들이 많았기 때문에, 모든 단계를 신중히 고민하고 진행해야 했습니다.
먼저, 구체적인 일정과 우선순위를 설정하고 각 단계마다 세부적인 실행 계획을 세웠어요. 새로운 오피스 위치 선정을 시작으로 여러 후보지를 둘러보며, 회사의 요구 사항을 충족할 수 있는 최적의 장소를 찾기 위해 많은 조사를 했어요. 위치, 접근성, 주변 인프라 등 필요한 데이터를 분석하고 비교하며 다각도로 검토한 결과, 기존 오피스 건물의 다른 층으로 이전하는 것이 가장 적합하다는 결론을 내리게 되었어요.
두 번째로, 오피스의 임대 계약 조건을 협상 후 안정적인 계약을 체결하고, 이전 계획을 세웠습니다. 이때는 기존 오피스의 집기와 물품, 자산 등을 확인하고, 구성원의 의견을 수렴하며 이전 방안을 마련했어요.
세 번째로, 레이아웃 설계와 인테리어 디자인 단계에 가장 많은 신경을 썼습니다. 내부 인테리어 디자인부터 가구 배치, IT 인프라 구축까지 모든 부분을 꼼꼼히 계획하며, 오피스가 효율적으로 운영될 수 있도록 동선과 배치를 신중하게 고려했어요. GA파트 내 협업은 원활하게 이루어졌고, 아이디어를 공유하고 서로의 생각을 존중한 덕분에 최적의 결정을 내릴 수 있었어요. 또한, 이 과정에서 인테리어 업체와도 긴밀하게 협력하며 진행 상황을 지속적으로 모니터링 했습니다.
이 외에도, 구성원들이 새 오피스에서 쓸 수 있는 스마트 오피스 자율 좌석 시스템을 개발했는데요. 현재 화해는 자율 좌석제를 운영 중인데, 기존에는 어떤 분이 어떤 자리에 있는 지 몰라서 여러 곳을 돌아다니며 찾아 다녀야 하는 작은 불편함이 있었어요. 하지만 이번에 개발한 시스템을 통해 해당 좌석을 사용하는 구성원이 좌석 번호를 시스템에 입력하면, 어떤 자리에 어떤 구성원이 있는지 전체 좌석 현황을 실시간으로 확인할 수 있게 되었어요. 이를 통해 오피스 출근 시 협업해야 하는 동료가 어느 자리에 있는지 정확히 파악할 수 있고, 시간을 단축하여 협업과 대면 소통이 원활해졌다는 구성원들의 말에 뿌듯했습니다.
그리고 짧은 기간 안에 이사를 준비하고 마쳐야 하는 어려운 상황이었지만, 동명님과 함께 문제를 효과적으로 해결하며 큰 어려움 없이 오피스 이전을 성공적으로 마칠 수 있었다고 생각합니다. 😄
동명
재현님께서 대부분 잘 설명해 주셔서 저도 동의해요.
비슷한 맥락일 것 같지만, 개인적으론 이번 오피스 이전 관련해선 신속한 의사결정과 공감대 형성이 가장 중요했다고 생각해요. 구성원 분들과 경영진 분들 모두가 한마음으로 빠르게 의사 결정을 내리고 실행하여, 오피스 이전이 원활하게 진행될 수 있었는데요. 그 의사 결정 내용을 바탕으로, 저희는 이전 검토부터 사후 관리까지 모든 과정을 진행할 수 있었던 것 같아요.
- 이전 검토
- 오피스 이전의 정당성을 평가하기 위해 여러 후보지 및 현황 검토
- 접근성과 전체적인 비용 타당성을 바탕으로 강남빌딩 6층으로 장소 최종 확정
- 이전 작업
- 공사와 이사 일정의 조율 및 내외부 커뮤니케이션 진행
- 오피스 이전 관련 설문 결과를 바탕으로, 구성원의 의견을 반영한 인테리어 레이아웃 구축
- 화해의 미션과 핵심 가치를 내재화한 디자인 작업 진행
- 이전 이후 후속
-
- 자율 좌석제와 오피스 이용 가이드 개편과 사전 이용 점검 진행
- 신규 오피스의 빠른 적응을 위한 위한 모니터링 및 신규 오피스 웰컴 이벤트 진행
Q3. 이전 초기 계획 단계에서 가장 중요하게 고려했던 사항은 무엇이었나요?
재현
기존 업무의 연속성과 구성원의 편의성을 유지하는 것이 매우 중요했습니다.
오피스 이전이 단순한 물리적 이동을 넘어, 우리 모두에게 새로운 시작을 의미하기 때문인데요. 구성원이 새로운 환경에 원활히 적응하고 생산적으로 업무를 이어갈 수 있도록 계획을 수립하고 작업을 진행했습니다. 물론, 철저한 계획을 수립한다는 것이 말처럼 쉽지는 않았어요. 실제 실행에 옮기기 위해서는 많은 노력이 필요했고, 예산을 최대한 효율적으로 활용하며 모든 요구사항을 충족하기 위해선 세밀한 조정과 협상이 불가피했습니다.
또한, 프로젝트의 목표와 범위를 명확히 정의하는 작업도 필요했는데요. 이를 통해 방향성을 확립하고 이후 과정에서 발생할 수 있는 변수들을 미리 고려할 수 있었습니다. 예를 들면, 일정, 예산, 인프라, 레이아웃 설계, 필요한 자원 등 다양한 요소들을 미리 계획하여 예상치 못한 문제들을 최소화하고자 했고, 이에 구체적인 타임라인을 설정하며 각 단계에서 필요한 사항들을 꼼꼼히 검토하고 준비했어요.
그리고 주요 일정과 절차, 기대 사항 등을 구성원 분들에게 투명하게 공유하며, 관련 궁금한 사항이나 문제점을 미리 파악하는 것도 중요했는데요. 타운홀 미팅과 전사 공지를 통해 모든 구성원이 관련 정보를 받을 수 있도록 했고, 의견 수렴을 위한 설문조사를 통해 구성원의 의견을 적극 반영하려고 노력했습니다. 이러한 과정들을 통해 보다 체계적으로 어떤 것들을 계획해야 하는 지 접근할 수 있었고, 기반을 마련할 수 있었다고 생각해요.
동명
저도 가장 중요하게 고려한 사항은 구성원들이 더 나은 환경에서 업무에 몰입할 수 있도록 하는 것이었어요.
조금 더 구체적으로 말하자면, 구성원이 체감하기에 이전 오피스보다 장점이 많고 더 효율적인 공간으로 느끼게 하고 싶었죠. 오피스 이전 설문 조사를 전 구성원 대상으로 진행하며, 설문 결과를 바탕으로 우선순위와 개선 공간을 정확하게 파악할 수 있었는데요.
- 개선 필요: 회의실과 휴게실 부족, 화장실과 엘리베이터 이용 시 불편함
- 유지 필요: 분리된 사무 공간과 라운지, 스낵바와 휴게실 등 복지 공간 유지
주 3일 재택근무를 시행하고 있는 화해의 특성에 맞게, 기존 활용도가 떨어지는 공간은 과감하게 축소하고, 화상 회의에 적합한 2인 이상 회의실을 신설해 회의 공간을 이전 대비 두 배로 증설하고자 했어요. 증설된 회의실의 활용도를 높이며, 회의실 예약의 노쇼를 최소화하기 위해 회의실 체크인 시스템까지 도입해 현재는 회의실 부족 현상이 많이 해소됐습니다.
이런 물리적인 변화 외에도, 화해의 핵심 가치와 로열티를 높이기 위한 작업도 함께 진행했는데요. 오피스 공간에서 자연스럽게 화해 서비스의 가치와 로열티를 느낄 수 있도록, 회의실의 명칭을 핵심 가치의 주요 단어로 구성하고, 라운지 한 쪽 벽면 공간에 핵심 가치 존을 구성했습니다. 이와 더불어, 출입구를 활용해 어워드 존과 디지털 미디어를 설치하여, 시각적인 효과와 함께 화해의 성과와 방향성에 대한 노출을 극대화했어요.
결국 이러한 노력들은 구성원 분들이 새로운 오피스에서 더욱 만족스럽게 일할 수 있는 환경을 제공하기 위한 것이었는데요. 실제로 오피스 이전하고, 저희 파트가 고민했던 점들을 구성원 분들이 먼저 알아보고 긍정 피드백을 주실 때마다 담당자로서 큰 뿌듯함을 느낍니다! 😄
Q4. 오피스 이전 과정에서 가장 큰 도전 과제가 있었다면 어떤 것이었나요? 어떻게 해결하셨는지도 궁금해요!
재현
회사 규모와 업무 특성에 따라 다르겠지만, 이번 오피스 이전 과정에서 가장 큰 도전 과제는 일정 관리였어요. 여러 작업이 동시에 진행되다 보니 각 단계 별 일정을 꼼꼼히 관리하는 것이 매우 중요했는데요. 이에 가장 먼저 회사 업무에 최소한의 영향을 주는 가장 적절한 이사 날짜를 선정했고, 주요 일정을 정한 후 각종 준비 작업을 계획했습니다.
특히, 새로운 오피스의 상태를 확인하는 것도 중요한 과제였는데요.
IT 장비와 네트워크 설치, 인테리어, 전기 공사, 가구 배치 등 다양한 작업들이 사전에 완료되어야 했고, 각 작업 별로 마감 일정을 정하고 주기적으로 진행 상황을 점검하며 업체와 협력하고, 모든 과정을 계획하고 지속적으로 일정 준수를 확인했어요.
일이 진행되면서 일정을 최대한 잘 관리하고 있다 생각했는데, 중간에 예상치 못한 돌발 상황이 발생했었어요. 이사 날짜와 주요 일정을 이미 확정하고 전사 공지한 상태에서 인테리어 공사 일정이 연기된다는 소식을 받게 되었죠. 이 상황을 해결하기 위해, 먼저 기존 오피스를 조금 더 사용할 수 있도록 협의 요청을 했고, 공사 일정을 조정하는 작업을 진행했습니다. 이후에는 모든 구성원에게 재택근무 기간 연장을 공지하고, 오피스 이전 관련 모든 업체 일정들을 다시 체크하며 최대한 유연하게 상황을 대응했어요. 다행히 다시 계획된 일정에 맞춰 원활한 이전을 마칠 수 있었고, 결과적으론 구성원들이 새로운 환경에 빠르게 적응할 수 있도록 지원할 수 있어서 다행이라고 생각합니다. 😊
Q5. 새로운 오피스에서 가장 애착이 가는 공간을 각자 하나씩만 꼽자면 어느 곳인가요?
재현
개인적으로 가장 애착이 가는 공간은 회의실이에요.
이번에 새로 이전한 오피스는 기존보다 회의실을 두 배 이상 늘리면서 업무 환경이 크게 개선되었어요. 단순한 공간 확장의 의미를 넘어, 조직 전체의 효율성을 크게 높이는 중요한 변화였죠.
실제로 오피스 이전을 준비하며 진행한 구성원 설문조사에서 64% 이상이 회의실을 업무 효율을 위한 공간의 우선순위 1순위로 꼽았는데요. 그만큼 많은 구성원분들이 회의실의 중요성을 절실히 느끼고 있었던 거죠. (참고로, 라운지 공간이 56%로 2순위, 분리된 업무 공간이 41.3%로 3위를 차지했어요.)
기존에는 회의실 부족으로 인해 예약이 어려웠지만, 이제는 충분한 회의실 확보로 이러한 걱정이 사라졌습니다! 급하게 회의를 잡거나 공간을 찾지 못해 시간 낭비하는 일이 줄어들면서, 업무 방식에도 긍정적인 변화가 생겼어요. 이러한 변화로 인해 구성원분들의 업무 만족도가 크게 향상된 것을 체감하고 있습니다.
동명
대답하기 어려운 질문인 것 같아요. 😅
저는 회의실도 좋고 휴게 공간도 좋지만, 그래도 그 중에서 딱 하나를 꼽자면, 저는 라운지 공간에 가장 애착이 가요. 그 이유는 최종 인테리어 확정 직전까지 라운지 공간에 대해 많은 고민을 했기 때문인데요.
라운지로 이동하는 동선부터 시작해, 다양한 시각에서 화해의 아이덴티티를 느낄 수 있도록 디지털 미디어, 화장품 진열대, 화해의 상패 존을 새롭게 구성하고, 라운지가 동료들과 소통하고 편안하게 휴식과 업무를 할 수 있는 공간이 되도록 의자 하나부터 가구의 배치, 색상, 조경 위치까지 세심하게 고민한 장소 중 하나이기에 더 애착이 가는 것 같습니다.
그래서인지, 구성원 분들이 라운지에서 회의를 하거나 편안하게 이야기를 나누는 모습을 볼 때마다 정말 뿌듯함을 느껴요!
Q6. 새 오피스로 첫 출근한 구성원들의 반응은 어땠나요?
동명
모든 준비가 끝나니 구성원의 반응이 어떨지 정말 기대되면서도 또 긴장됐어요.
다행히도 많은 구성원분들이 다양한 채널을 통해 긍정적인 피드백을 주셔서 정말 감사했습니다.
화장실 음악 송출, 싱크대 개선, 안마의자 교체, 내부 자동문 등 사소한 작은 변화까지도 먼저 알아보고 말씀 주셔서 감동했죠. 그때 당시 가장 기억에 남는 피드백은 “이전 사무실보다 여기가 훨씬 좋아요!”라는 말이었어요.
그리고 이사로 인해 개인 물품 포장과 정리하느라 고생한 구성원을 위해 웰컴 이벤트로 백설기, 마카롱, 컵케이크 등 다양한 다과를 제공하며 감사의 인사를 드릴 수 있어서 기뻤습니다. 😄
Q7. 오피스 이전으로 인해 회사의 전반적인 운영에 미친 긍정적인 영향은 어떤 것들이 있을지 궁금해요!
동명
오피스 이전 후 진행한 24년 상반기 BHI(Birdview Health Index) 결과에서 ‘사무 공간과 근무 제도’가 모든 카테고리에서 가장 높은 만족도를 받았어요.
긍정적인 점수를 이끌어낸 몇 가지 이유가 있는데요.
먼저, 하이브리드 근무 제도에 맞춘 레이아웃을 통해 쾌적한 사무공간과 증설된 회의실, 그리고 다양한 협업 공간이 마련되어 업무 효율이 크게 개선되었어요.
두 번째로, 리프레쉬룸의 접근성을 높이고 공간을 증설한 덕분에 구성원들이 재충전할 수 있는 장소가 늘어났고, 온전한 휴식을 통해 업무 집중력이 향상되었다고 해요.
마지막으로, 회의실 체크인 시스템 도입으로 회의 예약 노쇼를 최소화해 공간 활용도를 높혀 긍정적인 영향을 준 것으로 생각합니다.
Q8. 마지막으로, 성공적인 오피스 이사를 완료하셨는데, GA 파트의 다음 목표는 무엇인가요?
재현
제가 버드뷰 구성원이 되고 처음 화해 블로그에 작성했던 글이 있어요. (재택근무 중에도 업무 환경을 개선하는 이유)
그때 “일하기 좋은 화해를 만든다” 라는 이야기를 했었는데, 저는 그 목표에 지금도 변함이 없다는 걸 말씀드리고 싶어요. 그 목표에 더 나아가기 위해 올 하반기에는 신규 오피스의 안정화 및 최적화를 위해 최선을 다하고자 해요.
그리고 구성원 분들의 긍정적인 피드백과 격려는 저희에게 큰 힘이 되는데요. 앞으로도 쾌적한 환경과 구성원의 효율적인 업무를 위해 온,오프라인의 모든 업무 환경에 대해 항상 고민하고 개선해 나갈 것이니, 많은 응원 부탁드립니다. 화해팅!
동명
저도 아직 오피스 이전은 끝이 아닌, 진행형이라고 생각합니다.
앞으로도 구성원들의 피드백을 반영해 더 나은 근무 환경을 조성하고, 업무 공간을 꾸준히 개선해 나갈 계획이에요.
그리고 화해의 미션과 핵심 가치를 느낄 수 있는 다양한 조직문화 활동을 통해 전 구성원이 행복하게 일할 수 있는 환경을 만들고 싶은 목표가 있습니다. 앞으로도 ‘버디즈가 즐겁게 일하는 화해’로 만드는 데 계속해서 노력할 예정이니, 기대해 주세요!
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